Online Seminar: Microsoft Word - Erstellung eines Serienbriefes

In diesem Webinar lernen Sie zunächst, wieso der Versand personalisierter Anschreiben deutlich erfolgreicher ist als der Versand von Standardschreiben. Im nächsten Schritt wird die Erstellung eines Seriendruck-Hauptdokuments in Word gezeigt, mit anschließender Verknüpfung des Dokuments mit einer Seriendruck-Empfängerliste. Nach erfolgreicher Verbindung des Hauptdokuments mit der Empfängerliste wird eine personalisierte Ansprache und ein Adressfeld erzeugt, außerdem wird auf darüber hinausgehende Möglichkeiten der individuellen Kundenansprache verwiesen. Schließlich wird der Seriendruck selber demonstriert, mit verschiedenen Möglichkeiten der Datenfilterung. Abgerundet wird das Seminar durch einen kleinen Exkurs zum Thema Datenhaltung, in dem die Teilnehmer interessante Tipps und Tricks rund um das Thema „Kundendaten“ erhalten.

Die behandelten Themen im Einzelnen:

Personalisierte Post ist deutlich effektiver und kostengünstiger 

Anhand einer Studie werden verschiedene Formen eines Mailings verglichen (unpersonalisiert/mit Farbe/personalisiert/mit Datenbanknutzung). Neben einer deutlich erhöhten Effizienz lernen Sie, dass der Druck von Serienbriefen im Unternehmen gerade bei geringer Farbdeckung deutlich günstiger ist als der Vordruck bei einem Druckereidienstleister. Sie erfahren, wie Sie Ihre eigenen Druckkosten im Unternehmen genau berechnen können und so einen Preis pro gedruckter Seite erhalten. Außerdem erhalten Sie eine Einsicht in die versteckten Kostenfallen in Ihrem Unternehmen und lernen, die Menge an Unterlagen genau bestimmen zu können, die Sie im Unternehmen günstiger drucken.

Erstellung des Seriendruck-Hauptdokuments und die Verbindung zur Empfängerliste 

Als erster Schritt für die Erstellung eines Serienbriefs wird in Word das Hauptdokument, also der Briefrumpf erzeugt. Hierzu wird ein allgemeines Anschreiben verwendet, welches die Teilnehmer des Webinars von einer vorher definierten und verlinkten Website herunterladen können. Über die Seriendruckfunktion wird dann das Hauptdokument mit der Empfängerliste verknüpft. Vorher wird über den Assistenten eine einfache, neue Kontaktliste eingegeben, die aber dann durch eine vordefinierte Exceltabelle (auch downloadbar) ersetzt wird.

Einfügen von Seriendruckfeldern und Adressblöcken

Übernehmen von verschiedenen Seriendruckfeldern aus dem Exceldokument. Einfügen des Adressblocks und Korrektur von Fehlwerten. Erzeugen einer Grußzeile. Fertigstellung des Seriendruck-Dokuments und Vorschau der fertigen Exemplare.

Filtern von Datensätzen

Zeigen der Filterfunktion der Empfängerliste mit verschiedenen Abfragen, zeigen der verschiedenen Ausgabeoptionen mit Erläuterung der jeweils damit verbundenen Vorteile 

Pflege von Kundendaten 

Welche Kunden dürfen Sie eigentlich anschreiben? Über das Halten und Pflegen von Datenbanken. Vorteile und Nachteile verschiedener Programme wie Excel, Access, SQL etc. Anreicherung vorhandener Kundendaten.