Erstellen einer Broschüre

In vielen Firmen werden Broschüren als Marketingwerkzeug verwendet. Der häufigste Typ von Broschüre ist ein einzelnes Blatt, das auf Vorder- und Rückseite bedruckt und in Drittel gefaltet ist. Entweder auf Papier im Format „Letter“ (dreifach gefaltet) oder im Format „Legal“ (vierfach gefaltet). Sie können solche Broschüren in Publisher erstellen und anschließend Kopien auf dem Drucker in Ihrem Büro ausdrucken oder ein Masterexemplar für den professionellen Druck erstellen.

Hier lernen Sie, wie Sie Schritt für Schritt eine Broschüre erstellen. Sie können dafür eine der Broschürenvorlagen verwenden oder  aber selbt ein neues Layout entwerfen.

Um eine dreifach gefaltete Selfmailer-Broschüre auf Normalpapier mit einem Bestellformular zu erstellen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

Ein Selfmailer enthält einen Bereich, in den Sie die Kundenadresse für den Versand einfügen können, sodass kein Umschlag für den Versand nötig ist.

1.    Starten Sie Publisher, und klicken Sie auf Druckpublikationen.

2.    Klicken Sie auf Broschüren, und wählen Sie ein Design aus. (Im Beispiel hier verwenden Sie Informationsbroschüre „Kapseln“.)

3.    Im Aufgabenbereich "Broschüre-Optionen" wählen Sie die folgenden Optionen:

Seitenformat: Brief mit 3 Bereichen
Kundenadresse: Mit
Formular: Bestellformular

4.       Klicken Sie auf Farbschemas, und wählen Sie einen Farbton.

5.       Klicken Sie auf Schriftartenschemas, und wählen Sie "Binär". Abbildung 1-1 zeigt die Broschüre zum jetzigen Zeitpunkt:

Arbeiten mit manuellem Ausgleich der Buchstabenabstände

Sobald Sie sich mit den Grundlagen der Textformatierung recht gut auskennen, Schriftart, Schriftgrad, Farbe usw. wie in jedem anderen Textverarbeitungsprogramm ändern können, bietet Publisher Ihnen die Möglichkeit, Ihrer Textformatierung den Feinschliff zu verpassen.

Zusätzlich zu den üblichen Standardformatierungsmöglichkeiten können Sie die folgenden Einstellungen ändern, indem Sie Format > Zeichenabstand wählen:

Eine Variante, die Sie eher vermeiden sollten, ist allerdings die Skalierung. Darunter versteht man in Publisher die Breite der ausgewählten Zeichen in Bezug auf die Standardbreite. Man könnte diese Option verwenden, um bestimmte Zeichen breiter darzustellen. Wenn Sie beispielsweise einen Großbuchstaben A auswählen und als Skalierung dafür 200 % einstellen, ist er zweimal so breit wie normal, hat jedoch dieselbe Höhe. In Abbildung 1-2 sind verschiedene Skalierungseinstellungen dargestellt. Diese Art der Schriftbearbeitung sollten Sie nicht in Erwägung ziehen, da die Proportionen der Schrift bzw. der Buchstaben sonst verschoben werden. Der Text ist dann nicht mehr gut zu lesen. Die Buchstaben wirken verzerrt.

- Nachverfolgen: Diese Einstellung betrifft den Abstand zwischen Buchstaben. Man könnte einen genauen Wert eingeben oder eine der Voreinstellungen verwenden: Sehr eng (75 %), Eng (87,5 %), Normal (100 %), Weit (112,5 %) oder Sehr weit (125 %).

Die Voreinstellungen für die Nachverfolgung sind nur bei Verwendung der Dialogfeldmethode verfügbar, nicht über die Symbolleiste. Diese beiden Methoden werden Sie im weiteren Verlauf der Lektion kennen lernen.

Die Einstellung "Manueller Ausgleich von Buchstabenabständen" betrifft den Abstand zwischen ausgewählten Zeichen auf der Basis ihrer Form. Wenn beispielsweise ein großes V und ein großes A nebeneinander stehen, kann der Abstand zwischen ihnen aufgrund der Form der Buchstaben verringert werden, ohne dass sich die Buchstaben berühren. Ein Ausgleich der Buchstabenabstände wird normalerweise nur für Text ab einer Punktgröße von 18 durchgeführt und ist eher für Überschriften als für Fließtext gedacht. In Abbildung 1-4 ist ein Beispiel für Buchstabenpaare mit und ohne Ausgleich dargestellt. Man sieht: Der manuelle optische Ausgleich verhindert bei solchen Buchstabenpaaren die Entstehung von weißen Löchern im Schriftbild.

Eine Möglichkeit, Einstellungen für Skalierung, Nachverfolgen und manuellen  Augleich von Buchstabenabständen  festzulegen, bietet das Dialogfeld Zeichenabstand. Dazu gehen Sie folgendermaßen vor:

1.       Wählen Sie den Text, der angepasst werden soll.

2.       Wählen Sie Format > Zeichenabstand. Das Dialogfeld Zeichenabstand wird angezeigt (siehe Abbildung 1-5).

3.      Stellen Sie die Skalierung nach Bedarf ein, indem Sie den Prozentsatz erhöhen oder verringern.

4.       Stellen Sie die Nachverfolgung nach Bedarf ein, indem Sie eine Voreinstellung wählen oder einen Prozentwert eingeben.

5.       Stellen Sie den manuellen Ausgleich von Buchstabenabständen (Zeichenabständen) ein, indem Sie "Normal", "Vergrößern" oder "Verkleinern" wählen und dann einen Punktwert eingeben.

6.       Deaktivieren Sie das automatische Kerning. Wenn diese Option aktiviert ist könnte man eine Punktgröße eingeben, unterhalb derer kein automatisches Kerning für Zeichenpaare durchgeführt wird. Allerdings ist der manuelle, optische Ausgleich empfehlenswerter.

7.       Klicken Sie auf OK, um die neuen Einstellungen zu übernehmen.

Die Werkzeuge für den Zeichenabstand sind auch in der Symbolleiste "Maß" (einheit) verfügbar. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Symbolleiste anzeigen", um diese einzublenden (Sie können auch jederzeit Ansicht > Symbolleisten > Maß(einheit) wählen). Diese Symbolleiste enthält Textfelder mit Pfeiltasten für jede der Zeichenabstandeinstellungen (siehe Abbildung 1-6).

Zusammenstellungen persönlicher Informationen

Um Ihre Arbeit zu erleichtern, können Sie persönliche Informationen zusammenstellen. Dadurch haben Sie die Möglichkeit, Ihre persönlichen Daten (Name, Adresse, Telefonnummer usw.) automatisch in Publikationen einzufügen. Im Kurs "Einführung in Microsoft Publisher 2003" haben Sie nur mit dem Standardsatz gearbeitet: In diesem Kurs werden Sie weitere der vier Zusammenstellungen verwenden:

- Primäres Geschäftsfeld

- Sekundäres Geschäftsfeld

- Andere Organisation

- Privat/Familie

So aktualisieren Sie die verwendeten persönlichen Daten in der Broschürenpublikation, die Sie begonnen haben:

1.      Wählen Sie Bearbeiten > Persönliche Informationen.

2.       Wählen Sie in der Dropdownliste "Wählen Sie eine Zusammenstellung persönlicher Informationen" die Option "Sekundäres Geschäftsfeld".

3.       Geben Sie die Informationen zu einer Firma ein, oder verwenden Sie die in Abbildung 1-7 dargestellten Daten.

Anpassen der Führungslinien

Auf der Publikation werden hellblaue Führungslinien angezeigt; diese werden nicht gedruckt. Die Linien unterstützen Sie dabei, Text und Grafikeneinheitlich zu platzieren. Die Linien an den Kanten der Seiten werden als äußere Führungslinien bezeichnet, und die Linien zwischen den Spalten als Spaltenführungslinien (siehe Abbildung 1-8).

Wenn Sie, wie in dieser Lektion, eine der Broschürenvorlagen als Ausgangspunkt für Ihre Broschüre verwenden, werden die Führungslinien automatisch an den richtigen Stellen eingefügt. Wenn Sie das Papierformats von drei Bereichen in vier Bereiche oder umgekehrt ändern, passt Publisher automatisch die Spaltenführungslinien an.

Manchmal kann es jedoch notwendig werden, dass Sie kleinere Änderungen an den Führungslinien vornehmen. Wenn Sie beispielsweise spezielles Broschürenpapier verwenden, das zur einfacheren Faltung vorgefalzt ist, haben die drei Bereiche nicht genau die gleiche Größe. Damit das Deckblatt etwas überlappt, sind die vorgefalzten Bereiche des Papiers 3 5/8 Zoll, 3 3/4 Zoll und 3 7/8 Zoll breit. Bedrucken Sie diese Art von Papier, müssen Sie die Platzierung Ihres Texts und Ihrer Grafiken in der Publikation anpassen, damit sie richtig verteilt werden.

Um die Führungslinien für diese Art von Papier zu ändern, müssen Sie zwei separate Spaltenführungslinien für die zwei Seiten des Papiers festlegen. (Auf der einen Seite ist die schmalere Spalte links, auf der anderen Seite ist sie rechts.)

So legen Sie die Spaltenführungslinien für diese Art von Papier richtig fest:

1.       Wählen Sie Anordnen > Layoutführungslinien.

2.       (Optional) Wenn Sie äußere Führungslinien festlegen möchten, verwenden Sie dazu die Registerkarte "Äußere Führungslinien".

3.       Aktivieren Sie auf der Registerkarte "Äußere Führungslinien" das Kontrollkästchen "Zweiseitige Masterseite".

4.       Klicken Sie auf die Registerseite "Innere Führungslinien". (Optional) Wenn Sie die Anzahl der Spalten oder den Abstand zwischen den Spalten ändern möchten, geben Sie die entsprechenden Werte wie in Abbildung 1-9 dargestellt ein.

Speichern einer Publikation als Vorlage

Geschafft! Eine ganze Menge Arbeit war nötig, um die benutzerdefinierten Führungslinien festzulegen. Nun sollten Sie diese Broschüre als Vorlage speichern, sodass Sie die Einstellungen später für andere Broschüren wiederverwenden können. Führen Sie dazu folgende Schritte aus:

1.       Wählen Sie Datei > Speichern unter.

2.       Öffnen Sie die Dropdownliste Dateityp, und wählen Sie den Dateityp Publisher-Vorlage (*.pub). Unter Speichern in wird nun der Ordner Vorlagen angezeigt.

3.       Geben Sie im Textfeld Dateiname einen Namen für die Vorlage ein, z. B. Broschürenpapier.

4.       Klicken Sie auf Speichern.

5.       Wählen Sie Datei > Eigenschaften, und klicken Sie dann auf die Registerkarte Zusammenfassung.

6.       Geben Sie in das Textfeld Titel einen Namen für diese Vorlage ein, so wie er in Listen angezeigt werden soll. Geben Sie in das Textfeld Kategorie die gewünschte Kategorie ein, z. B. Broschüren (siehe Abbildung 1-10).

7.       Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld Eigenschaften zu schließen.

8.       Speichern Sie die Vorlage erneut, und schließen Sie sie dann.

Beginnen einer neuen Publikation auf der Basis einer vom Benutzer erstellten Vorlage

So erstellen Sie eine neue Broschüre auf der Basis dieser Vorlage:

1.       Beenden Sie Publisher, und starten Sie das Programm neu, wenn Sie dies nicht bereits nach dem Speichern der Vorlage getan haben. (Dieser Schritt ist wichtig, da anderenfalls die neue Vorlage nicht in der Vorlagenliste erscheint.)

2.       Wie Sie sehen, wird im Aufgabenbereich Neue Publikation eine neue Kategorie angezeigt: "Vorlagen". Klicken Sie darauf, um sie zu öffnen (siehe Abbildung 1-11).

Gruppieren von Objekten und Aufheben der Gruppierung

Wie oben im Zusammenhang mit dem Aufgabenbereich "Broschüren-Optionen" gezeigt, können Sie ein Formular in eine Broschür einfügen. Dabei können Sie zwischen den Formularoptionen "Keine", "Bestellformular", "Antwortformular" und "Anmeldeformular" wählen. Diese Formulare sind "Design Gallery-Objekte", und Sie können sie in jede Publikation, nicht nur in Broschüren, einfügen. Mit den Broschürenvorlagen können Sie sie jedoch automatisch über den Aufgabenbereich "Broschüren-Optionen" einfügen.

Diese Formulare sind allgemein gehalten, damit Sie sie für Ihre Zwecke anpassen können. Sie bestehen aus mehreren Textfeldern, die Sie frei verschieben und in der Größe verändern können. Sie können auch den Text in den Textfeldern bearbeiten (siehe Abbildung 1-12).

Wenn Sie das Formular insgesamt verschieben oder in der Größe verändern möchten, sollten Sie es zuerst gruppieren. So gruppieren Sie die Elemente des Formulars in einem einzigen Objekt:

1.       Verkleinern Sie die Ansicht so weit, dass Sie das gesamte Formular auf einmal sehen.

2.       Ziehen Sie mit der Maus ein Feld auf, das alle Elemente im Formular umfasst. Dieser Vorgang wird als Einfangen mit dem Lasso bezeichnet. Wenn Sie die Maustaste loslassen, sind alle Elemente in dem von Ihnen erstellten Feld ausgewählt (siehe Abbildung 1-13).

3.       Klicken Sie auf die Schaltfläche Gruppieren (im Auswahlbereich unten, siehe Abbildung 1-13). Die Objekte werden zu einem einzigen gruppierten Objekt, und Sie können nun die Gruppe als Ganzes verschieben und in der Größe verändern.

Die einzelnen Felder, aus denen ein Formular besteht, sind nicht standardmäßig in einer Broschüre gruppiert. Wenn Sie jedoch ein Formular manuell aus der Design Gallery in eine Publikation einfügen, ist das daraus resultierende Formular standardmäßig gruppiert.

Sie können die Gruppierung des gruppierten Objekts jederzeit aufheben, wenn Sie Elemente in der Gruppe einzeln bearbeiten möchten. Der Text kann auch im gruppierten Formular formatiert und bearbeitet werden. Wenn Sie jedoch ein Textfeld verschieben oder in der Größe verändern möchten, müssen Sie die Gruppierung aufheben.

Um die Gruppierung aufzuheben, klicken Sie auf die Schaltfläche Objektgruppierung aufheben unterhalb des gruppierten Objekts (siehe Abbildung 1-14).