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Seriendruckfunktion
Der Seriendruck ist ein Prozess, bei dem eine Liste von Daten (üblicherweise Namen und Adressen) mit einem Masterdokument kombiniert wird, das Platzhalter für diese Daten enthält, sodass für jedes Element der Datenliste ein gesondertes Exemplar des Dokuments erstellt wird. Anwendungsbereiche für den Seriendruck sind überall zu finden. Nahezu jedes Unternehmen setzt heute bei der Kommunikation mit Kunden irgendeine Form von Seriendruck ein.
Hier nur ein paar Beispiele für die Einsatzmöglichkeiten des Seriendrucks im Unternehmen:
- Versorgungsunternehmen erstellen Kundenrechnung, die Namen und Adresse
des Kunden sowie den fälligen Betrag enthalten.
- Arztpraxen erstellen Erinnerungen an Termine.
- Gemeinnützige Organisationen erstellen Dankschreiben für die Teilnahme an
Wohltätigkeitsveranstaltungen.
Die Seriendruckfunktion von Publisher 2003 heißt Seriendruck und Datenbankkataloge. Warum Katalog? Dies soll auf die Tatsache verweisen, dass der Seriendruck auch zum Erstellen von Katalogen verwendet werden kann. Ein Katalog ähnelt einem Seriendruck, mit der Ausnahme, dass die Datensätze untereinander auf derselben Seite und nicht auf einer jeweils gesonderten Seite aufgeführt werden. Wenn Sie beispielsweise Postkarten im Seriendruck drucken, dann drucken Sie eine Postkarte pro Empfänger. Nehmen wir nun an, Sie sind Händler und erstellen einen Katalog. Sie möchten nicht für jeden Artikel eine gesonderte Seite verwenden, sondern die Artikel mit möglichst geringem Platzaufwand auf derselben Seite auflisten. Das ist ein Datenbankkatalog. In dieser Lektion beschäftigen wir uns nicht mit Datenbankkatalogen, aber Sie können mit dieser Funktion nach Belieben selbstständig experimentieren.
Die folgenden Schlüsselbegriffe sollten Sie im Zusammenhang mit dem Seriendruck kennen:
- Datensatz: Ein einzelner Eintrag in Ihrer Datentabelle. Beispiel: In einer
Datentabelle, die Namen und Adressen von Personen enthält, bilden die
vollständigen Daten für eine Person einen Datensatz. Datensätze entsprechen
üblicherweise den Zeilen in einer Datentabelle.
- Feld: Ein einzelner Datentyp, der in der Datentabelle gespeichert ist. Beispiel:
Vorname ist ein Feld, Ort ein anderes Feld.
- Feldcode: Ein Code, den Sie in eine Publikation einfügen, um die Stelle zu
kennzeichnen, an der der Feldinhalt stehen soll.
- Hauptdokument: Die Publikation, die die Feldcodes enthält.
- Datenquelle: Die Datei, die die in das Hauptdokument einzufügenden Daten
enthält (z. B. die Adressliste). Die Datenquelle kann eine externe Datei sein,
die in einem anderen Programm erstellt wurde (z. B. Microsoft Word, Excel
oder Access), eine Kontaktliste aus Microsoft Outlook oder eine Adressliste, die
Sie in Publisher erstellen.
Wenn Sie eine Adressliste in Publisher erstellen, so wird sie als Access-Datei gespeichert (Format .mdb). Sie können diese Liste in anderen Publikationen wiederverwenden oder in Access öffnen, wenn Sie dieses Programm auf Ihrem Computer installiert haben.
Erstellen einer Datendatei
Beginnen wir mit einer einfachen Möglichkeit zum Erstellen einer Datenquelle für den Seriendruck, nämlich in Publisher selbst. Die Adresslistenfunktion in Publisher bietet eine einfache Möglichkeit zum Erstellen einer Datenbank mit Namen und Adressen, ohne dass Sie in ein externes Programm gehen müssen. Sie können mehrere Adresslisten in Publisher erstellen und die jeweils für das Projekt benötigte Liste öffnen.
Eine Publisher-Adressliste kann nicht für einen Datenbankkatalog verwendet werden, für Datenbankkataloge werden immer externe Datenquellen benötigt.
Führen Sie zum Erstellen einer neuen Adressliste die folgenden Schritte aus:
1. Wählen Sie Extras > Seriendruck und Datenbankkataloge > Adressliste
erstellen. Das Dialogfeld Neue Adressliste wird geöffnet, bereit für die
Eingabe von Daten.
2. Füllen Sie das Formular (siehe Abbildung 5-1) aus, und klicken Sie dann
auf Neuer Eintrag.
- Abbildung 5-1: Eingabe von Kontaktinformationen für eine neue Adressliste
3. Geben Sie nun die Daten für die nächste Person ein, solange bis Sie alle
Adressen für diese Liste eingegeben haben.
4. Klicken Sie auf Schließen. Das Dialogfeld Adressliste speichern wird
angezeigt.
5. Geben Sie einen Namen für die Datei ein, und klicken Sie auf Speichern.
Wenn Sie diese Liste nicht speichern (d. h. Sie klicken auf Abbrechen), gehen alle eingegebenen Adressen verloren.
Publisher speichert Datendateien standardmäßig im Ordner Eigene Datenquellen, der dem Ordner Eigene Dokumente untergeordnet ist. Sie können diese Listen jedoch an einem beliebigen Ablageort speichern.
Die Adresslisten können erstellt werden, bevor der Assistent für Seriendruck und Datenbankkataloge gestartet wird, aber es gibt auch die Möglichkeit, solche Listen direkt im Assistenten zu erstellen. In dieser Lektion werden Sie die Liste jedoch vor allen weiteren Schritten erstellen.
Bearbeiten einer Adressliste
Um eine gespeicherte Adressliste wieder zu öffnen, wählen Sie Extras > Seriendruck und Datenbankkataloge > Adressliste bearbeiten. Wählen Sie die gewünschte Adressliste aus, und klicken Sie auf Öffnen, damit Sie mit der Eingabe von Daten fortfahren können.
Wechseln zwischen Datensätzen
Um zwischen den Datensätzen in der Adressliste zu wechseln, klicken Sie auf die Schaltflächen Erste, Vorherige, Nächste und Letzte unten im Dialogfeld (siehe Abbildung 5-1). Alternativ dazu können Sie auch auf Eintrag suchen klicken, um ein Dialogfeld zu öffnen, in das Sie einen Suchbegriff, z. B. einen Namen, eingeben.
Löschen eines Datensatzes
Um einen Datensatz zu löschen, rufen Sie diesen Datensatz auf und klicken auf Eintrag löschen. Der Eintrag wird sofort gelöscht (das Löschen muss nicht in einer entsprechenden Meldung bestätigt werden).
Erstellen des Hauptdokuments
In diesem Abschnitt erstellen Sie das Hauptdokument, das als Grundlage für den Seriendruck dient. Sie können dazu jeden Publikationstyp verwenden. Am besten eignen sich jedoch Publikationen, die Platzhalter für Versandadressen enthalten (Postkarten, Etiketten, Magazine, Broschüren usw.). Im folgenden Beispiel werden Postkarten verwendet, da sie sich einfach bearbeiten lassen.
Das Beispiel zeigt, wie ein Seriendruck manuell durchgeführt wird, d. h. ohne den Assistenten für den Seriendruck. Später in dieser Lektion verwenden Sie den Assistenten, aber zunächst sollten Sie sehen, was "hinter den Kulissen" abläuft, da Sie die Arbeitsweise dieser Funktion so besser begreifen können.
1. Beginnen Sie mit der Erstellung einer neuen Publikation auf der Basis
einer Postkartenvorlage (z. B. Infopostkarte „Pfeile“).
2. Zeigen Sie Seite 2 an, auf der sich die Platzhalter für die Adresse
befinden, und löschen Sie den Adressentext der Platzhalter (jedoch nicht
das leere Textfeld).
3. Wählen Sie Extras > Seriendruck und Datenbankkataloge > Datenquelle
öffnen. Wählen Sie die Datei, die Sie in den vorausgehenden Abschnitten
erstellt haben, und klicken Sie auf Öffnen.
Ihre Datendatei ist möglicherweise noch vom vorausgehenden Abschnitt geöffnet, aber Sie wissen nun, wie sie geöffnet werden kann.
4. Wählen Sie Extras > Seriendruck und Datenbankkataloge > Feld
einfügen. Der Aufgabenbereich Seriendruck und Datensatzkataloge wird
angezeigt.
Bei genauerer Betrachtung werden Sie feststellen, dass damit Schritt 3 von 5 des Assistenten geöffnet wird, aber das können Sie momentan ignorieren.
5. Klicken Sie in das leere Textfeld, und klicken Sie anschließend im
Aufgabenbereich in der Liste der Felder auf Vorname. Das Feld wird im
Textfeld angezeigt.
6. Drücken Sie die Leertaste einmal, und klicken Sie anschließend in der
Liste der Felder auf Nachname.
7. Drücken Sie die Eingabetaste, um eine neue Zeile zu starten, und klicken
Sie anschließend in der Liste der Felder auf Firmenname.
8. Fahren Sie fort mit dem Erstellen eines Versandadressblocks, indem Sie
die Felder aus der Liste einfügen. Der fertige Block sollte ähnlich wie in
Abbildung 5-2 aussehen (denken Sie an die Leerzeichen und Satzzeichen
zwischen den Elementen).
- Abbildung 5-2: Seriendruckfelder einfügen
9. Wählen Sie Extras > Seriendruck und Datenbankkataloge >
Zusammengeführte Ergebnisse anzeigen. (Da der Aufgabenbereich
gerade geöffnet ist, können Sie auch einfach auf Weiter: Vorschau auf
Ihre Publikation klicken.) Auf der Postkarte wird Ihr erster Datensatz im
Adressbereich der Postkarte angezeigt.
10. Klicken Sie im Aufgabenbereich auf die Schaltflächen >> und << , um
zwischen den Datensätzen zu wechseln und zu überprüfen, ob Angaben
fehlen (stellen Sie sicher, dass z. B. keine notwendigen Informationen für
einen Datensatz ausgelassen wurden). Korrigieren Sie die Informationen
nach Bedarf.
11. (Optional) Drucken Sie die Publikation, oder verwenden Sie die
Druckvorschau, um den Druck zu simulieren, damit Sie Ihre Arbeit
überprüfen können.
12. Speichern Sie Ihre Arbeit.
Die nun gespeicherte Publikation enthält die Felder für den Seriendruck und eine Verknüpfung zur Originaldatendatei. Wenn die Datendatei geändert wird, ändern sich beim nächsten Öffnen dieser Publikation auch die Datensätze, weil sie mit der Originaldatei verknüpft sind.
Speichern der zusammengeführten Ergebnisse
Sie können eine Kopie der Publikation mit den zusammengeführten Ergebnissen speichern, sodass die aktuellen Seriendruckfelder "eingefroren" werden und sich nicht ändern, auch wenn die Datendatei später geändert wird. Dazu fahren Sie in folgender Weise fort:
1. Klicken Sie im Aufgabenbereich auf Seriendruck beenden.
2. Klicken Sie im Aufgabenbereich auf Neue Publikation erstellen. Eine neue
Publikation wird erstellt, die eine separate Kopie für jeden Datensatz
umfasst. Im Fall einer Postkarte, die im Original zwei Seiten umfasst, werden
zwei Seiten für jeden Datensatz erstellt.
Speichern Sie die neue Publikation.
Arbeiten mit dem Assistenten für Seriendruck und Datenbankkataloge
Nachdem Sie nun die ganze Arbeit manuell erledigt haben, verwenden Sie im folgenden Beispiel den Assistenten für Seriendruck und Datenbankkataloge, um die Aufgaben im vorherigen Abschnitt zu erledigen. Anschließend können Sie entscheiden, welche Methode Sie bevorzugen.
Führen Sie folgende Schritte aus, um den Assistenten auszuprobieren:
1. Schließen Sie alle geöffneten Publikationen. Sie können Ihre Arbeit
speichern, wenn Sie möchten.
2. Beginnen Sie mit der Erstellung einer neuen Publikation auf der Basis
einer Postkartenvorlage.
3. Zeigen Sie Seite 2 an.
4. Wählen Sie Extras > Seriendruck und Datenbankkataloge > Assistent
für Seriendruck und Datenbankkataloge. Der Aufgabenbereich wird
angezeigt.
5. Lassen Sie die Option Seriendruck aktiviert, und klicken Sie auf Weiter:
Datenquelle auswählen.
6. Lassen Sie die Option Vorhandene Liste verwenden aktiviert, und klicken
Sie auf den Hyperlink Durchsuchen. Suchen Sie nach Ihrer Datendatei
(die Sie vorher in dieser Lektion erstellt haben), und wählen Sie sie aus.
Klicken Sie auf Öffnen. Das Dialogfeld Seriendruckempfänger wird
angezeigt (siehe Abbildung 5-3).
- Abbildung 5-3: Dialogfeld „Seriendruckempfänger“
7. (Optional) Um Datensätze aus der ausgewählten Datendatei
auszuschließen, deaktivieren Sie die entsprechenden Kontrollkästchen im
Dialogfeld Seriendruckempfänger, und klicken Sie anschließend auf OK.
8. Klicken Sie auf Weiter: Erstellen Sie die Publikation.
9. Löschen Sie den Mustertext im Adressfeld auf der Postkarte, und stellen
Sie den Cursor in das leere Textfeld.
10. Sie haben auch folgende alternative Möglichkeit zum Einfügen der Felder:
Klicken Sie auf Adressblock. Das Dialogfeld Adressblock einfügen wird
angezeigt.
11. Klicken Sie auf OK, um die Standardoptionen für den Adressblock zu
übernehmen. Der Code <<Adresse>> wird im Textfeld angezeigt.
12. Klicken Sie auf Weiter: Vorschau auf Ihre Publikation. Der vollständige
Name und die Adresse werden anstelle des Codes Adresse angezeigt.
13. Klicken Sie auf Weiter: Seriendruck beenden.
14. Klicken Sie nun je nach Wunsch auf eine der möglichen Optionen
(Drucken, Neue Publikation erstellen oder Zu bestehender Publikation
hinzufügen).
15. Speichern Sie Ihre Arbeit (wenn Sie möchten).
Hier eine Zusammenfassung der Punkte, die Sie in dieser Übung gelernt haben:
- Die Arbeit mit dem Assistenten funktioniert im Prinzip in derselben Weise wie
das manuelle Vorgehen; der Assistent bietet zusätzlich zur Vereinfachung der
Arbeit Kurzbefehle im Aufgabenbereich.
- Sie können bestimmte Datensätze aus einer Datenquelle ausschließen.
Über den Code <<Adresse>> wird ein Adressblock im Standardformat eingefügt, sodass Sie nicht die einzelnen Felder festlegen müssen.
Filtern und Sortieren eines Seriendrucks
Nun werden wir etwas tiefer in die Datendateiverwaltung einsteigen. Sie haben in Abbildung 5-3 gesehen, dass Sie bestimmte Felder ausschließen können, indem Sie die entsprechenden Kontrollkästchen im Dialogfeld Seriendruckempfänger deaktivieren. Sie können dieses Dialogfeld auch verwenden, um die Datensätze in der Datenquelle zu filtern und zu sortieren.
Führen Sie folgende Schritte aus, um das Sortieren und Filtern der Empfängerliste auszuprobieren:
1. Beginnen Sie in der Datei, mit der Sie im vorherigen Abschnitt gearbeitet
haben, oder erstellen Sie eine neue Datei, und öffnen Sie noch einmal die
Datenquelle.
2. Wählen Sie Extras > Seriendruck und Datenbankkataloge > Assistent
für Seriendruck und Datenbankkataloge, und klicken Sie auf Weiter:
Datenquelle auswählen.
3. Klicken Sie im Aufgabenbereich auf Empfängerliste bearbeiten. Das
Dialogfeld Seriendruckempfänger wird angezeigt.
4. Klicken Sie auf den Abwärtspfeil neben einem der Feldnamen. Eine Liste
der verschiedenen Einträge in dieses Feld wird eingeblendet.
5. (Optional) Um die Liste zu filtern, sodass nur Einträge in diesem Feld
aufgeführt werden, die bestimmte Daten enthalten, wählen Sie den
entsprechenden Feldeintrag aus (siehe Abbildung 5-4). Diese
Vorgehensweise wird als Auswahlbasierter Filter bezeichnet.
- Abbildung 5-4: Empfängerliste auf Auswahlbasis filtern
6. Um die Seriendruckergebnisse nach einem bestimmten Feld zu sortieren,
klicken Sie auf die entsprechende Feldspalte (nicht jedoch auf den
Abwärtspfeil neben dem Feldnamen).
7. Betrachten wir nun einige erweiterte Optionen. Klicken Sie auf den Pfeil
neben einem der Feldnamen, und wählen Sie in dem eingeblendeten Menü
den Befehl Weitere Optionen. Das Dialogfeld Filtern und sortieren wird
geöffnet.
8. Öffnen Sie die Dropdownliste Feld, wählen Sie ein Feld aus, und legen Sie
dann einen Vergleichsoperator dafür fest. In Abbildung 5-5 ist
beispielsweise festgelegt, dass der Titel gleich Herr sein muss.
- Abbildung 5-5: Dialogfeld „Filtern und sortieren“
9. Geben Sie nach Wunsch weitere Kriterien ein.
10. Klicken Sie auf die Registerkarte Datensätze sortieren, und öffnen Sie
anschließend die Dropdownliste 1. Sortierschlüssel, um das primäre
Sortierfeld festzulegen.
11. (Optional) Um weitere Sortierschlüssel festzulegen (die als
Entscheidungskriterium verwendet werden, wenn zwei Einträge den gleichen
Wert im ersten Sortierfeld enthalten), geben Sie weitere Sortierfelder in den
Feldern 2. Sortierschlüssel und 3. Sortierschlüssel an (siehe Abbildung 5-6).
- Abbildung 5-6: Erweiterte Sortierung erstellen
12. Klicken Sie auf OK, um zum Dialogfeld Seriendruckempfänger
zurückzukehren.
13. Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld zu schließen und zu der Publikation
zurückzukehren.
Beenden Sie den Seriendruck normal.
Arbeiten mit anderen Datenquellen
Viele Benutzer verfügen über bestehende Datenquellen, die sie gerne für den Seriendruck in Publisher einsetzen möchten. Im folgenden Beispiel wird ein solches Vorgehen demonstriert. Wenn Sie eines der in den folgenden Abschnitten verwendeten Programme nicht haben, überspringen Sie den Abschnitt einfach.
Arbeiten mit Outlook als Datenquelle
Sie können Ihre Kontaktliste in Outlook für den Seriendruck verwenden, wenn Sie wünschen. Die einfachste Möglichkeit dazu besteht in der Verwendung des Assistenten:
1. Beginnen Sie die Erstellung der Publikation wie gewohnt.
2. Wählen Sie Extras > Seriendruck und Datenbankkataloge > Assistent für
Seriendruck und Datenbankkataloge.
3. Wählen Sie in Schritt 2 von 5 des Assistenten die Option Von
Outlook-Kontakten wählen.
4. Wenn Sie für diese Publikation bereits die Verwendung einer anderen
Datenquelle festgelegt haben, klicken Sie auf Wählen Sie einen
Kontakteordner, schließen die eingeblendeten Warnmeldungen, und
wählen dann den gewünschten Outlook-Ordner.
5. Das Dialogfeld Seriendruckempfänger wird angezeigt. Beenden Sie den
Seriendruck wie üblich. (Wahrscheinlich werden Sie einige der Datensätze
ausschließen.)
Arbeiten mit Excel als Datenquelle
Um eine Excel-Arbeitsmappe als Datenquelle zu verwenden, müssen Sie die Daten zunächst in Excel aufbereiten. Die Daten müssen in einer bestimmten Weise eingerichtet sein, da Publisher sie sonst nicht verwenden kann.
Die folgenden Schritte zeigen, wie Sie eine Datei mit verwendbaren Daten in Excel erstellen können:
1. Starten Sie Excel. Eine neue Arbeitsmappe wird automatisch geöffnet.
2. Geben Sie in die erste Zeile, beginnend mit Spalte A, die Feldnamen ein
(z. B. Vorname, Nachname, Straße, Postleitzahl, Ort und Bundesland)
3. Geben Sie in die Zeilen unmittelbar unterhalb der Feldnamen Ihre
Datensätze ein. Lassen Sie keine Zeilen oder Spalten leer.
4. Speichern Sie die Datei, und merken Sie sich den Dateinamen und
Speicherort.
5. Schließen Sie Excel, und wechseln Sie wieder in Publisher. (Starten Sie
Publisher neu, wenn Sie das Programm geschlossen haben.)
6. Erstellen Sie eine neue Publikation, oder öffnen Sie eine bestehende
Publikation.
7. Wählen Sie Extras > Datenquelle öffnen. Wenn eine Warnmeldung
angezeigt wird, klicken Sie auf Ja, um sie zu schließen.
8. Navigieren Sie im Dialogfeld Datenquelle öffnen zum Speicherort Ihrer
Excel-Datei.
9. Wählen Sie die Excel-Datei aus, und klicken Sie auf Öffnen.
10. Im Dialogfeld Tabelle auswählen, das geöffnet wird, klicken Sie auf die
gewünschte Tabelle. Wenn Sie sich nicht sicher sind, welche Tabelle Sie
nehmen sollen, wählen Sie Tabelle1 und klicken auf OK.
11. Das Dialogfeld Seriendruckempfänger wird angezeigt. Beenden Sie den
Seriendruck normal.
Erstellen einer Nur-Text-Datenquelle
Sie können als Datenquellen auch Dateien im Nur-Text-Format verwenden. Im folgenden Beispiel verwenden wir zur Vereinfachung anstatt einer vollständigen Adressenliste einfach eine Datendatei mit zwei Feldern: Name und Telefonnummer. Führen Sie folgende Schritte aus:
1. Schließen Sie Publisher, und öffnen Sie anschließend den Editor (im Menü
Zubehör).
2. Geben Sie im Editor Name ein, drücken Sie die Tabulatortaste, und geben
Sie anschließend Telefonnummer ein.
3. Drücken Sie die Eingabetaste, um eine neue Zeile zu starten, und geben
Sie anschließend den Namen einer Person ein, drücken Sie die
Tabulatortaste, und geben Sie eine Telefonnummer ein.
4. Drücken Sie die Eingabetaste, um eine neue Zeile zu starten, und
wiederholen Sie Schritt 2. Wiederholen Sie diesen Vorgang mindestens
acht Mal, sodass acht Personen mit den zugehörigen Telefonnummern
jeweils in einer gesonderten Zeile aufgelistet sind. Vergessen Sie nicht,
jeweils die Tabulatortaste zwischen dem Namen und der Telefonnummer
zu drücken. In Abbildung 5-7 wird ein Beispiel für eine solche Liste
dargestellt.
- Abbildung 5-7: Im Editor erstellte Datendatei
5. Speichern Sie Ihre Arbeit, und merken Sie sich den Dateinamen und den
Speicherort.
6. Schließen Sie den Editor.
Wie Sie in Abbildung 5-7 feststellen können, sind die zwei letzten Zeilen in der Datei nicht an den anderen Spalten ausgerichtet, und die Überschrift ganz oben ist nicht an den Telefonnummern ausgerichtet. Das ist ganz normal. Die eingefügten Namen waren einfach länger als die restlichen, sodass die Einträge auf die nächste Tabulatorposition gesprungen sind. Das macht für die Verwendung in Publisher keinen Unterschied.
Sie können diese Textdatei wie eine Excel-Datei als Datenquelle verwenden, mit einem kleinen Unterschied. Sie werden in Publisher nicht aufgefordert, einen Tabellennamen auszuwählen, sondern Sie müssen angeben, welche Trennzeichen (Begrenzungen) die Textdatei verwendet. Im Beispiel hier wählen Sie Tab, da Sie zwischen Name und Telefonnummer die Tabulatortaste gedrückt haben.
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