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Vorbereiten einer Publikation für den professionellen Druck

Überlegungen zum professionellen Druck

Es kann auch vorkommen, dass Sie eine Publikation für den Druck auf einer professionellen Druckmaschine vorbereiten müssen.

Die meisten Druckereien bieten einen Konvertierungsservice an, bei dem Ihre Originaldatei bereinigt und für die Druckmaschine vorbereitet wird, aber dieser Service ist häufig mit Kosten verbunden. Sie haben Vorteile, wenn Sie einen großen Teil der Vorbereitungen selbst erledigen können. Hier lernen Sie, wie Sie Ihre Publisher-Publikation so für den professionellen Druck einrichten, dass der in der Druckerei notwendige Vorbereitungsaufwand möglichst gering ist.

Unabhängig davon, für welchen professionelle Druckerservice Sie sich entscheiden: Achten Sie darauf, einen Entwurfausdruck Ihrer Publikation zusammen mit den elektronischen Dateien, die Sie in dieser Lektion vorbereiten, an die Druckerei zu senden. Einen solchen Ausdruck bezeichnet man als Proof-Kopie, und er spielt eine wesentliche Rolle dafür, dass die von Ihnen gewünschten Ergebnisse erreicht werden. Auf verschiedenen Druckern und Computern werden Druckaufträge oft recht unterschiedlich dargestellt. Die Druckerei muss daher wissen, wie das fertige Produkt nach Ihren Wünschen aussehen soll.

Arbeitsweise professioneller Druckmaschinen

Die meisten professionellen Druckmaschinen verwenden einen CMYK-Vierfarbprozess (CMYK steht für Cyan-Magenta-Yellow-Black, d. h Cyan-Magenta-Gelb-Schwarz). Beim Vierfarbdruck durchläuft das Papier nacheinander Druckwerke mit den vier Farben, und in jedem Durchlauf wird eine der Farben gedruckt. Durch Mischen dieser vier Farben kann jede beliebige Farbe erzeugt werden. Die Farben Cyan, Magenta, Gelb und Schwarz (CMYK) sind die vier Druckfarben. Technisch gesehen kann theoretisch durch Mischen der drei anderen Farben Schwarz erzeugt werden, jedoch lässt sich ein reineres Schwarz erzielen, wenn Schwarz gesondert als Farbe verwendet wird. Das CMYK-Druckverfahren wird als Prozessfarbenmethode bezeichnet (im Unterschied zur Spot- oder Schmuckfarbenmethode, die im Anschluss erläutert wird).

Um im CMYK-Vierfarbprozess zu drucken, muss die Publikation für den Drucker in Farbauszüge in den vier verschiedenen Farben separiert werden. Dazu wird ein Satz von vier separaten Druckseiten erstellt, die jeweils nur die Bereiche umfassen, die in der jeweiligen Farbe gedruckt werden sollen. In Abbildung 4-1 wird ein Beispiel für das Originalbild und die Farbauszüge dargestellt.

Abbildung 4-1A: Original
Abbildung 4-1B: Farbauszug Cyan
Abbildung 4-1C: Farbauszug Magenta
Abbildung 4-1D: Farbauszug Gelb
Abbildung 4-1E: Farbauszug Schwarz

Da das CMYK-Druckverfahren ein Prozess mit mehreren Durchläufen ist, müssen die Druckfarben aufeinander abgestimmt werden. Dieser Vorgang wird als Registrierung bezeichnet. Unter Registrierung versteht man die richtige Abstimmung der einzelnen Durchläufe aufeinander. Wenn das Papier zwischen dem Drucken einer Farbe und der nächsten leicht verschoben wird, und sei es nur um wenige Millimeter, kann das Druckergebnis unsauber oder sogar verrutscht wirken. Sie haben wahrscheinlich schon Registrierungsfehler bei billigen Vierfarbdrucken gesehen, beispielsweise bei den wöchentlich erscheinenden Anzeigen der Lebensmittelmärkte in Ihrer Tageszeitung. Wenn ein Schatten in Gelb, Magenta oder Cyan auf einem farbigen Objekt sichtbar ist, handelt es sich dabei um einen Registrierungsfehler. (Im Laufe dieser Lektion erfahren Sie mehr darüber.)

Mit dem CMYK-Farbmodell können zwar nahezu alle Farben reproduziert werden, doch gibt es einige Farben, die auf diese Weise nicht erzielt werden können, z. B. Neonfarben oder metallische Farben. In diesen Situationen verwenden Sie das CMYK-Modell als Basis für den Druck und überlagern anschließend die Druckseite mit einer Spotfarbe für die zusätzliche(n) Farbe(n). Für solche Druckaufträge können fünf, sechs oder noch mehr Durchläufe durch die Druckmaschine erforderlich sein.

Spotfarben

Der CMYK-Farbdruck ist recht teuer, und er ist nicht für jeden Farbdruckauftrag notwendig. Wenn Sie nur einige Farbtupfer in einem ansonsten in Schwarzweiß gehaltenen Druckauftrag benötigen, der keine Farbfotos umfasst, kann das Spotfarbenverfahren angemessen sein. Das Spotfarbenverfahren ist normalerweise einfacher in der Handhabung als der Prozessfarbendruck, und es sind nicht unbedingt vier Durchläufe erforderlich.

Angenommen, Sie haben z. B. eine Broschüre, die größtenteils schwarzweiß ist. Die Überschriften sollen jedoch hellrot erscheinen, und auf der Vorderseite soll ein kleiner roter Fleck gedruckt werden. Diesen Druckauftrag können Sie als zweifarbigen Spotfarbenauftrag einrichten. Die Druckmaschine druckt zuerst die schwarze Farbe und im zweiten Durchlauf dann die rote Farbe. Bei Spotfarben gibt es keine Farbmischung - es wird nur eine Farbe durch eine andere überlagert.

Auswählen eines Farbmodells für Ihre Publikation

Bei der Planung eine Publikation sollten Sie frühzeitig entscheiden, wo die Publikation gedruckt werden soll und das Farbmodell entsprechend einstellen. Das Standardfarbmodell ist das RGB-Modell (Rot-Grün-Blau), das optimal für Desktopdrucker geeignet ist und das Sie bisher verwendet haben. Wenn Sie jedoch vorhaben, Ihre Publikation in einer professionellen Druckerei drucken zu lassen, müssen Sie eventuell das Farbmodell ändern.

Publisher unterstützt die folgenden Farbmodelle:

- RGB: Das Standardmodell, optimal für den Desktopdruck.

- Einzelne Farbe: Nur eine Druckfarbe wird verwendet. Wenn Sie dieses Modell
  wählen, werden sämtliche Farben in der Publikation in eine einzelne Farbe
  umgewandelt. Die Druckfarbe ist normalerweise schwarz, aber Sie können
  jede einzelne Farbe verwenden.

- Spotfarben: Schwarze Druckfarbe plus Akzentfarben.

- Prozessfarben: CMYK-Vierfarbdruck

- Prozessfarben und Spotfarben: CMYK-Vierfarbdruck und zusätzliche eine oder
  mehrere Spotfarben.

Welches Farbmodell sollten Sie wählen? Diese Entscheidung müssen Sie nicht ganz allein treffen. Wenden Sie sich an den Vertreter der Druckerei und besprechen Sie mit ihm Ihre Anforderungen und Ihren Budgetrahmen, um das geeignete Druckverfahren auszuwählen. Je mehr Durchläufe das Papier durch die Druckmaschine machen muss, desto höher sind die Kosten. Das Druckverfahren mit einer einzelnen Farbe ist das kostengünstigste, das Verfahren mit Prozessfarben und Spotfarben das teuerste.

Festlegen des Farbmodells in Publisher

Um das Farbmodell für die Publikation festzulegen, wählen Sie Extras > Tools für den professionellen Druck > Farbdruck. Legen Sie die gewünschten Optionen im Dialogfeld Farbdruck fest (siehe Abbildung 4-2).

Abbildung 4-2: Dialogfeld „Farbdruck“

Verwenden bestimmter Farben

Unterschiedliche Computer und unterschiedliche Bildschirme und Farbmodelle können bewirken, dass Farben sehr unterschiedlich wirken. Sie können sich nicht auf die Anzeige auf dem Bildschirm als Maßstab dafür verlassen, wie Ihre Publikation nach dem Druck auf einer professionellen Druckmaschine aussieht.

Eine Möglichkeit, eine genaue Farbwiedergabe in einer Publikation zu gewährleisten, besteht darin, auf eine numerische Definition einer bestimmten Farbe zu vertrauen. Es gibt vier übliche Farbmodelle, die alle in Publisher unterstützt werden:

- RGB (Rot, Grün, Blau)

- HSL (Hue, Saturation, Lightness; Farbton, Sättigung, Intensität)

- CMYK (Cyan, Magenta, Yellow, Black; Cyan, Magenta, Gelb, Schwarz)

- PANTONE®

Nicht alle Farbmodelle stehen jederzeit für die Farbauswahl zur Verfügung. Wenn Sie beispielsweise oben in dieser Lektion als Farbmodell für die Publikation CMYK ausgewählt haben, können Sie als einzelne Farben nur CMYK und PANTONE® auswählen.

Sie können Farbkarten oder Bücher kaufen (oder kostenlos als Muster bekommen), die die Farben in diesen Farbmodellen und die entsprechenden numerischen Werte aufführen. Anschließend ändern Sie die Farben in Ihrer Publikation so, dass sie den numerischen Werten der Farben auf den Karten entsprechen. Solche Farbkarten können Sie bei Ihrer Druckerei bekommen. Auch in im Buchhandel erhältlichen Büchern über Design oder Druck sind solche Farbkarten abgedruckt (z. B. im Buch Process Color Manual, 24,000 CMYK Combinations for Design, Prepress, and Printing von Michael Rogondino).

Um eine Farbe zu ändern, bearbeiten Sie das Farbschema wie im Folgenden beschrieben:

1.       Wählen Sie Format > Farbschemas. Der Aufgabenbereich Farbschemas
          wird angezeigt.

2.       Vergewissern Sie sich, dass das für die Publikation verwendete
          Farbschema Ihren Vorstellungen möglichst nahe kommt.

3.       Klicken Sie auf Benutzerdefiniertes Farbschema.

4.       Öffnen Sie die Dropdownliste für eine Farbe, die geändert werden soll,
          und wählen Sie Weitere Farben. Das Dialogfeld Farben wird geöffnet.

5.       Klicken Sie auf die Registerkarte Benutzerdefiniert.

6.       Öffnen Sie die Dropdownliste Farbmodell, und wählen Sie ein Farbmodell.
          (Damit wird nicht das Farbmodell für die ganze Publikation ausgewählt,
          sondern diese Option unterstützt Sie nur dabei, diese eine bestimmte
          Farbe zu definieren.)

7.       Geben Sie den numerischen Wert für die gewünschte Kategorie für dieses
          Farbmodell ein (siehe Abbildung 4-3).

Abbildung 4-3: Dialogfeld „Farben“

8.       Klicken Sie auf OK, um die Änderungen zu übernehmen.

9.       Wiederholen Sie diese Schritte für die anderen Farben im Farbschema, oder
          klicken Sie auf OK, wenn Sie alle Einstellungen festgelegt haben.

Abhängig von dem ausgewählten Farbmodell können Sie entweder drei (bei RGB oder HSL) oder vier Zahlenwerte (bei CMYK) eingeben. PANTONE® ist ein Sonderfall. Wenn Sie PANTONE® auswählen, wird ein spezielles Dialogfeld geöffnet, in dem Sie Farben auswählen können (siehe Abbildung 4-4).

Abbildung 4-4: Dialogfeld „PANTONE®-Farben“

Verwenden von Trapping

Bei Druckverfahren mit mehreren Durchläufen, z. B. CMYK, wird jede Farbe einzeln gedruckt. Daher besteht die Möglichkeit, dass sich das Papier zwischen den einzelnen Druckdurchläufen geringfügig verschiebt, was zu Registrierungsfehlern führt. Ein typischer Registrierungsfehler kann auftreten, wenn zwei Farbblöcke in der Publikation direkt aneinander grenzen. Wenn die Registrierung fehlerhaft ist, kann ein kleiner weißer Bereich dazwischen sichtbar sein.

Um potenzielle Registrierungsfehler zu kompensieren, lässt man nebeneinander liegende Farbobjekte üblicherweise um 1/3 Punkt überlappen. Dieser Vorgang wird als Trapping bezeichnet. Standardmäßig ist für Publikationen das Trapping deaktiviert. Wenn Sie jedoch mit Prozessfarben (CMYK) drucken, kann es notwendig sein, das Trapping zu aktivieren und eventuell die Trapping-Optionen gemäß den Anweisungen der Druckerei einzustellen.

Sie können Trapping-Voreinstellungen für die gesamte Publikation im Dialogfeld Registereinstellungen der Publikation festlegen. Führen Sie folgende Schritte aus:

1.       Wählen Sie Extras > Tools für den professionellen Druck >
          Registereinstellungen > Publikation.

2.       Aktivieren Sie das Trapping, indem Sie das Kontrollkästchen
          Automatisches Trapping markieren (siehe Abbildung 4-5).

Abbildung 4-5: Dialogfeld „Registereinstellungen der Publikation“

3.       Klicken Sie auf OK.

Es sind eine ganze Reihe weiterer Trapping-Optionen verfügbar, die nicht detailliert in dieser Lektion besprochen werden; einige davon können Sie in Abbildung 4-5 sehen. Die meisten dieser Einstellungen beziehen sich auf ganz spezielle Fälle, aber der Vertreter Ihrer Druckerei kann Sie anweisen, diese Einstellungen für bestimmte Druckaufträge zu ändern.

Sie können auch einzelne Trapping-Einstellungen für jedes Objekt festlegen. Wählen Sie ein Objekt aus, und wählen Sie anschließend Extras > Tools für den professionellen Druck > Registereinstellungen > Pro Objekt. Für jedes Objekt können Sie verschiedene Trapping-Einstellungen für den Rahmen, den Inhalt und/oder den Text festlegen.

Zu den Trapping-Optionen für Objekte gehören die Einstellungen Überdrucken, Aussparen und Benutzerdefiniert. Diese Werte haben Vorrang vor den Standardeinstellungen für das Trapping in Publisher. Weitere Informationen dazu finden Sie, wenn Sie im Dialogfeld Registereinstellungen pro Objekt (siehe Abbildung 4-6) auf Hilfe klicken, um die Publisher-Hilfe zu diesem Thema zu öffnen.

Abbildung 4-6: Dialogfeld „Registereinstellungen pro Objekt“

Sofern Sie nicht ein erfahrener Layout-Experte sind oder spezielle Anweisungen von Ihrer Druckerei bekommen haben, sollten Sie die Trapping-Einstellungen für einzelne Objekte am besten nicht ändern. Aktivieren Sie einfach das Trapping für die ganze Publikation und lassen Sie Publisher für die restlichen Einstellungen die Standardwerte festlegen.

Verknüpfen mit externen Grafikdateien

Wenn Sie eine ClipArt oder eine andere Grafik in Ihre Publikation einfügen, betten Sie sie normalerweise ein. Das bedeutet, dass die Grafik ein Teil der Publikation und nicht getrennt davon ist. Viele Druckereien verlangen jedoch, dass Sie separate Grafikdateien zusammen mit Ihrer Publikation liefern, mit Verknüpfungen zwischen den Grafiken und ihrer jeweiligen Position im Layout.

Um dieses Problem zu lösen, können Sie mit dem Grafik-Manager Verknüpfungen für die Grafiken in Ihrer Publikation erstellen. Sie haben dieses Verfahren in Lektion 3 kennen gelernt. Hier noch einmal kurz zur Wiederholung:

1.       Wählen Sie Extras > Grafik-Manager. Der Aufgabenbereich
          Grafik-Manager wird angezeigt.

2.       Öffnen Sie das Dropdownmenü einer eingebetteten Grafik, und klicken Sie
          auf Als verknüpfte Grafik speichern (siehe Abbildung 4-7). Das Dialogfeld
          Speichern unter wird geöffnet, in dem Sie einen Dateinamen und einen
          Ablageort angeben können.

Abbildung 4-7: Mit dem Grafik-Manager lassen sich eingebettete Grafiken von der Publikation trennen

3.       (Optional) Geben Sie eine Auflösung für die Grafik in dpi an, indem Sie auf
          die Schaltfläche Ändern klicken und anschließend einen Wert im Dialogfeld
          Auflösung ändern (siehe Abbildung 4-8) wählen.

Abbildung 4-8: Dialogfeld „Auflösung ändern“

4.       Klicken Sie auf Speichern.

Nicht für alle Grafiken sind alle Einstellungen verfügbar. Sie können die Originaleinstellung der Auflösung verringern, nicht jedoch erhöhen. Sie haben die Auswahl zwischen den Auflösungen Web (96 dpi), Desktopdruck (150 dpi), Kommerzieller Druck (300 dpi) und Originalauflösung der Grafik.

Einbetten von Schriftarten

Die Druckerei, die Ihren Auftrag druckt, hat möglicherweise in ihrem System nicht dieselben Schriftarten installiert wie Sie. Wenn Sie eine Schriftart verwenden, über die die Druckerei nicht verfügt, kann die Publikation nicht richtig gedruckt werden, da die von Ihnen festgelegte Schriftart in diesem Fall beim Drucken durch eine andere Schriftart ersetzt wird. Dieses Problem kann gelöst werden, indem Sie die benötigten Schriftarten in Ihre Publikationsdatei einbetten. Auf diese Weise sind die Schriftarten verfügbar, unabhängig davon, auf welchem Computer Ihre Datei geöffnet wird. Durch das Einbetten von Schriftarten wird aber natürlich auch die Datei größer.

Auswählen der einzubettenden Schriftarten

Um festzustellen, welche Schriftarten in der Publikation verwendet werden und welche Lizenzbeschränkungen für sie gelten, wählen Sie Extras > Tools für den professionellen Druck > Schriftarten. In dem eingeblendeten Dialogfeld (siehe Abbildung 4-9) werden die in der Publikation verwendeten Schriftarten und Details zum Typ der Schriftart, der Quelle der Schriftart und den Lizenzeinschränkungen angezeigt.

Um die ausgewählten Schriftarten einzubetten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen TrueType-Schriftarten beim Speichern der Publikation einbetten.

Um eine Schriftart vom Einbetten auszuschließen, klicken Sie auf die entsprechende Zeile in Abbildung 4-9 und anschließend auf die Schaltfläche Nicht einbetten. (Die Schaltfläche Einbetten ändert sich in Nicht einbetten, wenn eine bereits eingebettete Schriftart für das Einbetten ausgewählt wird.)

Abbildung 4-9: In der Publikation verwendete Schriftarten

Für die Schriftarten Times New Roman, Arial und Symbol ist standardmäßig keine Einbettung eingestellt. Dies sind die Standardschriftarten in Microsoft Windows, die normalerweise überall vorhanden sind. Sie können diese Vorgabe ändern und die Schriftarten einbetten, indem Sie das Kontrollkästchen Keine allgemeinen Systemschriftarten einbetten deaktivieren. Einige andere Schriftarten können aufgrund von Lizenzeinschränkungen nicht eingebettet werden. Sie haben in diesem Fall keine Möglichkeit, diese Schriftarten einzubetten.

Um die Schriftarten einzubetten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen TrueType-Schriftarten beim Speichern der Publikation einbetten.

Wenn Sie den Pack & Go-Assistenten verwenden (siehe nächster Abschnitt), aktiviert dieser Assistent automatisch die Einbettung von Schriftarten für die komprimierte Datei.

Verwenden des Pack & Go-Assistenten

Wenn Sie bereit zur Weitergabe Ihrer Publikation an eine Druckerei sind, sollten Sie sicherstellen, dass Sie alle verbundenen Dateien zusammen mit der Publikation selbst weitergeben, also auch verknüpfte Grafiken, Schriftarten usw.

Vergewissern Sie sich, dass die Druckerei Publisher-Dateien annimmt. Nicht alle Druckereien arbeiten mit Publisher. Wenn die Druckerei keine Publisher-Dateien annimmt, legen Sie die Datei stattdessen als PDF- oder PostScript-Datei vor, wie weiter unten in dieser Lektion erläutert.

Der Pack & Go-Assistent ermöglicht es, die Präsentation zu komprimieren und alle benötigten Dateien in einem bequem handhabbaren Paket zusammenzufassen. Bei Bedarf werden umfangreiche Publikationen auch auf mehrere Datenträger aufgeteilt. Wenn die Druckerei die komprimierte Datei erhält, wird die Datei auf den Computer der Druckerei kopiert, mit dem Programm zum Entpacken dekomprimiert und in die einzelnen Dateien aufgeteilt.

Um den Pack & Go-Assistenten aufzurufen, wählen Sie Datei > Pack & Go > An einen professionellen Druckservice übertragen und befolgen dann die Anweisungen auf dem Bildschirm.

Exportieren einer Publikation in PDF oder PostScript

Einige professionelle Druckereien nehmen keine Publisher-Dateien im nativen Format an, sodass Sie ein alternatives Format verwenden müssen, um Ihre Arbeit an die Druckerei weiterzuleiten. Zwei der am weitesten verbreiteten allgemeinen Formate in der professionellen Druckbranche sind PostScript und Adobe Acrobat (PDF). Fast alle Druckereien nehmen Dateien in einem oder beiden dieser Formate an.

Speichern im PostScript-Format

Sie können Dateien im PostScript-Format genau wie in jedem anderen Format speichern.

1.       Wählen Sie Datei > Speichern unter.

2.       Öffnen Sie die Dropdownliste Dateityp, und wählen Sie PostScript.

3.       Fahren Sie ganz normal mit dem Speichern fort.

Der Hauptnachteil des PostScript-Formats besteht darin, dass die meisten Computer keine Möglichkeit bieten, eine PostScript-Datei anzuzeigen, sodass Sie Ihre Arbeit nach dem Speichern im PostScript-Format nicht mehr überprüfen können.

Speichern im Adobe Acrobat-Format (PDF)

Das Acrobat-Format unterscheidet sich grundlegend von allen anderen Standardformaten, die Sie im Dialogfeld Speichern unter wählen können. Um eine Datei im Acrobat-Format zu speichern, müssen Sie das Programm Adobe Acrobat erwerben und auf Ihrem Computer installieren (die Vollversion und nicht nur den kostenlosen Acrobat Reader). Dadurch wird ein neuer „Drucker“ in Ihrem Ordner Drucker und Faxgeräte erstellt, der den Namen Acrobat PDFWriter hat. Anschließend senden Sie Ihre Publikation zum Druck auf diesen Drucker. Wenn Sie zur Eingabe eines Dateinamens aufgefordert werden, erstellen Sie die Acrobat-Datei.

Vorausgesetzt, Sie haben Adobe Acrobat installiert, führen Sie folgende Schritte zum Speichern einer PDF-Datei aus:

1.       Öffnen Sie die Publikation, und wählen Sie Datei > Drucken.

2.       Öffnen Sie die Dropdownliste Name, und wählen Sie Acrobat PDFWriter.

3.       Klicken Sie auf OK. Das Dialogfeld PDF-Datei speichern unter wird angezeigt.

4.       Geben Sie einen Namen und einen Ablageort für die PDF-Datei ein.

5.       Klicken Sie auf Speichern. Die PDF-Datei wird erstellt.

6.       (Optional) Zeigen Sie die PDF-Datei in Acrobat an, um Ihre Arbeit zu überprüfen.



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