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Verwendung des Seriendrucks

In diesem Artikel stellen wir Ihnen die Seriendruckfunktion von Word für die Version Microsoft Word 2003 vor. Diese Funktion von Word ermöglicht Ihnen, einen Brief nur einmal zu verfassen und diesen dann automatisch für Hunderte von Personen individuell anzupassen. Sie müssen einen Brief also nicht jedes Mal ändern, wenn Sie eine auf eine bestimmte Person zugeschnittene Kopie erstellen möchten.
Die Seriendruckfunktion lässt sich jedoch nicht nur für Briefe verwenden. Sie können mit dieser Funktion auch Etiketten, Postkarten, Kataloge und vieles mehr erstellen. So können Sie mit dem Seriendruck zum Beispiel Namenschilder für einen Kongress erstellen, auf denen Hallo, ich heiße gefolgt vom Namen, der Firma und dem Herkunftsort der jeweiligen Person steht.
Zur Verwendung der Seriendruckfunktion benötigen Sie zwei Dokumente.

Quelldokument
Das Quelldokument enthält variablen Text, d. h. Text, der sich für die einzelnen Exemplare eines Briefes ändert. Wenn Sie zum Beispiel ein Verkaufsschreiben an Ihren Kundenstamm senden, ist das Quelldokument die Datei mit den Kundennamen und -adressen.
Bei diesem Dokument kann es sich um eine Word-Tabelle, ein Microsoft Excel-Arbeitsblatt, eine Microsoft Access-Datenbank, eine Microsoft Outlook-Kontaktliste oder sogar um eine einfache Textdatei mit getrennten Zeilen und Spalten handeln. Die erste Zeile der Datei muss Feldnamen enthalten. Wenn Sie zum Beispiel die oben bereits erwähnten Namensschilder in einer Word-Tabelle erstellen (was Sie im Verlauf dieser Lektion noch lernen werden), sehen die ersten Zeilen der Tabelle ungefähr wie in der folgenden Tabelle dargestellt aus.

Vorname	Nachname	Firma	Ort	Bundesland
Johann	Schmidt	AKZENT GmbH	Berlin	BE
Anne	Ludwig	Anderson Glas	Offenbach	HE

Tabelle 1-1: Textdatei mit Zeilen und Spalten

Hauptdokument
Sie benötigen außerdem ein Hauptdokument, das den Text umfasst, der für die einzelnen Exemplare gleich bleibt. Darüber hinaus enthält dieses Dokument die Codes zum Abrufen der Daten aus dem Quelldokument. Bei dem erwähnten Beispiel der Namensschilder ist das Hauptdokument der Brief an sich. Dies ist der Teil, der unverändert bleibt, unabhängig davon, wie viele personalisierte Exemplare Sie drucken.

In diesem Fall ist dies der Text Hallo, ich heiße. Anschließend werden Platzhalter für die abzurufenden Daten in die Datei eingefügt. Das Dokument sieht demnach ungefähr so aus:

Hallo, ich heiße <<Vorname>> <<Nachname>>

<<Firma>> <<Ort>>, <<Bundesland>>

Sie müssen die Feldnamen und die Symbole << und >> nicht manuell eingeben. Beim Einfügen eines Feldes mit der Schaltfläche Seriendruckfelder einfügen werden die spitzen Klammern automatisch um den Feldnamen eingefügt. Als letzten Schritt führen Sie den Seriendruck durch, wodurch eine neue Datei mit den fertigen Etiketten erstellt wird. Die ersten Namensschilder könnten ungefähr so aussehen:

Hallo, ich heiße Johann Schmidt AKZENT GmbH Berlin BE, 
Hallo, ich heiße Anne Ludwig Anderson Glas Offenbach HE

In Microsoft Word können Sie zum Durchführen dieser Schritte eine bestimmte Funktion verwenden: den Seriendruck. Die allgemeinen Schritte zur Verwendung des Seriendrucks sind die folgenden:

: Abbildung 1-1: Aufgabenbereich ,,Seriendruck"

1. Wählen Sie Extras > Briefe und Sendungen > Serienbrieferstellung. Der Aufgabenbereich Seriendruck wird rechts neben dem Dokument angezeigt, wie in Abbildung 1-1 dargestellt.

2. Wählen Sie den Typ des zu erstellenden Dokuments. Dadurch werden das Papierformat und die Anzahl der Exemplare pro Seite festgelegt.

3. Klicken Sie unten im Aufgabenbereich auf Weiter: Dokument wird gestartet.

4. Wählen Sie aus, wie Sie mit der Erstellung des Hauptdokuments beginnen möchten: vom aktuellen Dokument, einer Vorlage oder einem vorhandenen Dokument. (Je nachdem, welchen Dokumenttyp Sie in Schritt 2 ausgewählt haben, können diese Optionen unterschiedlich sein.)

5. Abhängig von der Auswahl im vorherigen Schritt können unterschiedliche Optionen angezeigt werden. Wählen Sie die Optionen, die der durchzuführenden Aufgabe am ehesten entsprechen.

6. Wählen Sie unten im Aufgabenbereich Weiter, um mit dem nächsten Schritt fortzufahren.

7. Der Assistent fordert Sie auf, die Empfänger auszuwählen. Sie können einen Microsoft Outlook-Kontakt oder eine andere bereits vorhandene Datei auswählen bzw. eine neue Datei erstellen. Wenn die benötigten Informationen bereits in einer Datei gespeichert sind, können Sie eine der beiden ersten Optionen verwenden. Andernfalls müssen Sie eine neue Quelldatei erstellen.

8. Angenommen, Sie verfügen über eine bereits vorhandene Datei: Wählen Sie Durchsuchen, suchen Sie die Quelldatei, und klicken Sie dann auf Öffnen.

9. Das Dialogfeld Seriendruckempfänger wird, wie in Abbildung 1-2 dargestellt, mit allen Datensätzen angezeigt. Wenn Sie Empfänger nicht einbeziehen möchten, heben Sie die Auswahl der entsprechenden Kontrollkästchen aus, und klicken Sie dann auf OK.

10. Klicken Sie unten im Aufgabenbereich auf Weiter, um mit dem nächsten Schritt fortzufahren.

11. Der Assistent bietet Ihnen die Möglichkeit, das Dokument in der gewünschten Weise zu organisieren. Bei diesem Schritt wird durch Platzhalter sichergestellt, dass die richtigen Daten an der richtigen Stelle angezeigt werden. Wenn Sie zum Beispiel Umschläge beschriften, geben Sie die Absenderadresse oben ein, und verwenden Sie dann Platzhalter für die Empfängeradresse: <<Vorname>> <<Nachname>> <<Adresse>> <<Ort>> <<Bundesland>> <<Postleitzahl>>.

12. Klicken Sie auf Weiter, um mit dem nächsten Schritt des Assistenten fortzufahren.

13. Zeigen Sie eine Vorschau des Seriendruckdokuments an, und klicken abschließend auf Weiter.

14. Wenn Sie das Dokument Ihren Wünschen entsprechend gestaltet haben, klicken Sie im Aufgabenbereich auf den Hyperlink Drucken, um das Dokument zu drucken.

: Abbildung 1-2: Dialogfeld ,,Seriendruckempfänger"

Wie bereits erwähnt, können sich diese Schritte je nach Datenquelle und dem zu erstellenden Dokumenttyp unterscheiden. Im Laufe dieser Lektion arbeiten Sie mit einigen spezifischen Beispielen. Darüber hinaus können Sie auch selbst mit der Seriendruckfunktion experimentieren. Im nächsten Abschnitt erfahren Sie mehr über die verschiedenen Typen von Datenquellen und deren Verwendung.

: Abbildung 1-3: Optionsfeld "Von Outlook-Kontakten wählen"

Arbeiten mit Datenquellen
Wie Sie bereits erfahren haben, ist das Quelldokument das Dokument mit den Daten, d. h. Namen, Adressen, Katalogartikel, Bestandspositionen und anderen Daten, die sich im Dokument jeweils ändern.

Wenn das Quelldokument noch nicht vorhanden ist, zum Beispiel als Outlook-Adressbuch oder Tabelle in Microsoft Excel, können Sie eine Datenquelle in Word erstellen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Öffnen Sie in Word ein neues Dokument, und fügen Sie am Anfang eine Tabelle ein (Tabelle > Einfügen). Die Anzahl der Spalten muss mit der Anzahl der Felder im fertigen Seriendruckdokument übereinstimmen.

2. Geben Sie in der ersten Tabellenzeile die gewünschten Feldnamen ein. Eine Tabelle für die bereits in diesem Kurs erwähnten Namensschilder muss beispielsweise fünf Spalten umfassen: Vorname, Nachname, Firma, Ort und Bundesland (siehe Tabelle 1-1).

3. Geben Sie in den weiteren Tabellenzeilen die Datensätze ein.

4. Speichern Sie die Datei, und merken Sie sich den Namen und Speicherort.

Als Quelldokumente können auch Arbeitsblätter aus Excel verwendet werden. Wenn Sie ein Excel-Arbeitsblatt verwenden, müssen sich die Feldbezeichnungen in Zeile 1 befinden. In der ersten Zeile dürfen sich weder Text noch Überschriften befinden.

Alternative Datenquellen
Mögliche Datenquellen beschränken sich nicht auf Word oder Excel. Sie können Daten aus fast jedem Datenbankformat abrufen, darunter Outlook und Access sowie einfache Textdateien.